Automatización de pedidos y operaciones
Automatización con IA para ecommerce
Pedidos que llegan por correo, PDF y WhatsApp y alguien copia al ERP. Fichas que se suben a mano. Stock que no cuadra entre la web y Amazon. Incidencias de envío que se responden una a una. Todo eso se automatiza con IA cuando puedes explicar qué entra, qué debe salir y cómo comprobar que está bien. Elegimos el primer proceso, lo probamos con tus pedidos reales y lo conectamos a tu tienda.
Qué automatizamos
Qué tareas pondría sobre la mesa.
Si todavía dependes de «ya veremos qué responde», te falta definir el proceso. Un primer proyecto puede ser tan concreto como convertir una solicitud de presupuesto en una ficha que puedas revisar. No necesitas empezar conectando toda la empresa.
Recepción de solicitudes
Extraer servicio, ubicación y datos pendientes de un mensaje.
Reuniones
Preparar un borrador de acuerdos y tareas a partir de notas.
Documentos
Clasificar archivos según criterios que ya utiliza el equipo.
Seguimiento comercial
Señalar oportunidades sin una próxima acción registrada.
La IA puede ayudar cuando hay texto variable. Para mover una fecha de una columna a otra, una regla convencional puede bastar. Lo útil es resolver el trabajo, no añadir IA a cada paso.
Por dónde empezar
Una tabla para decidir qué automatizar primero.
Anota para cada tarea: cuántas veces ocurre, minutos que consume, información necesaria, revisión prevista y consecuencia de un error. Empieza por una tarea frecuente, con datos disponibles y un resultado fácil de corregir.
| Tarea | Frecuencia | Minutos | Revisión | Si falla… |
|---|---|---|---|---|
| Ordenar solicitudes | 30 / semana | 4 por solicitud | Una persona revisa la ficha | Se corrige antes de responder |
Ejemplo ilustrativo: ordenar 30 solicitudes semanales consume 4 minutos por solicitud: 120 minutos. Si preparar y revisar las fichas asistidas tarda 2 minutos por solicitud, serían 60 minutos. Esa diferencia es una hipótesis para probar, no un ahorro garantizado. También tendrás que contar el mantenimiento del sistema.
Si no sabes por dónde empezar, eso es justo lo que hacemos en la consultoría de IA.
Ejercicio
De mensaje a ficha de solicitud.
Utiliza este mensaje ficticio: «Quiero pintar un local de 80 m² en Huelva. Me gustaría hacerlo en octubre. ¿Podéis llamarme por la tarde?». Pide a la IA:
Extrae únicamente estos campos del mensaje: servicio, ubicación, superficie, fecha deseada, preferencia de contacto y datos pendientes. No completes lo que no esté escrito. Devuelve una ficha breve. No calcules precio ni confirmes disponibilidad.
Una salida correcta identificaría pintura, Huelva, 80 m² y octubre. Dejaría pendientes teléfono, dirección, estado de las superficies y alcance concreto. «Por la tarde» es una preferencia de contacto, no una cita confirmada.
Cómo lo hacemos
Prueba antes de conectar herramientas.
- 01
Reunimos diez ejemplos ficticios o anonimizados: completos, ambiguos y con datos ausentes.
- 02
Definimos la ficha esperada antes de ver la respuesta de la IA.
- 03
Comprobamos qué campos inventa, confunde u omite.
- 04
Corregimos instrucciones y repetimos los ejemplos fallidos.
- 05
Conectamos el siguiente paso solo cuando sabemos qué debe revisar una persona.
- 06
Tu equipo lo usa, lo practica con nosotros y aprende a mantenerlo.
La primera versión puede quedarse en borradores. Enviar mensajes, modificar presupuestos o actualizar registros requiere definir permisos y qué hacer si falla una parte del proceso.
Medir
Cómo saber si está funcionando.
Mide el tiempo completo, incluida la revisión. Anota también fichas correctas a la primera, correcciones y errores que habrían llegado al cliente. Si revisar cuesta tanto como hacerlo a mano, cambia el alcance antes de añadir más automatizaciones.
Cada mes comparamos con los números del principio y elegimos la siguiente mejora. Así funciona Socio IActivos. Si el proceso necesita decidir según lo que encuentra en cada paso, mira los agentes de IA.
Un caso real · Series Nacionales de Pádel
De un PDF a un pedido listo para producir
Los pedidos de equipaciones llegaban en PDF, correos y mensajes. Ahora el capitán configura y aprueba su pedido en una plataforma, y producción lo recibe listo. Las pruebas estándar se generan automáticamente; Diseño interviene cuando hay una incidencia o un cambio.
Otro caso con automatización: Le Parfum Secret, de la web de captación al panel del equipo comercial.
Preguntas frecuentes
Antes de automatizar.
¿Qué diferencia hay entre automatizar con reglas y con IA?
La IA ayuda cuando hay texto variable: un correo, un mensaje o un documento que cada vez llega distinto. Para mover una fecha de una columna a otra, una regla convencional puede bastar. Lo útil es resolver el trabajo, no añadir IA a cada paso.
¿Con qué herramientas trabajáis?
Con las que ya usa tu empresa siempre que sea posible. Depende de los sistemas, sus accesos y las conexiones disponibles; lo comprobamos antes de incluir una integración en el alcance.
¿Quién revisa lo que hace la automatización?
Una persona de tu equipo, al menos al principio. La primera versión puede quedarse en borradores. Enviar mensajes, modificar presupuestos o actualizar registros requiere definir permisos y qué hacer si falla una parte del proceso.
¿Y si mi equipo no sabe mantenerlo?
Lo practica delante de nosotros hasta que lo resuelve sin ayuda. Mientras trabajamos juntos, el mantenimiento de lo que construimos está incluido.
¿Cuánto cuesta?
Depende de lo que haya que construir, conectar y mantener. Lo concretamos en la propuesta. Tienes el desglose en cuánto cuesta implementar IA en una empresa.
¿Qué parte de tus pedidos sigue dependiendo de correos, PDF y copiar y pegar?
Lo estudiamos, detectamos dónde se atasca y te decimos si tiene sentido automatizarlo y cuántas horas recuperarías.
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